Halten Sie Ihre Dateien zugänglich und sicher!

Dateninnovation hat sich zu einem unverzichtbaren Bestandteil des täglichen Alltags und des Geschäfts entwickelt. Die Grenze zum Verlust ist niedriger als jemals zuvor, und es gibt verschiedene kostenlose Innovationsvereinbarungen, die für das Speichern von Aufzeichnungen, das Teilen von Dokumenten und das Senden von Dokumenten verfügbar sind. Viele bieten Anpassungsfähigkeit und Offenheit, aber gleichzeitig ist es wichtig, dass Ihre Dokumente sicher sind. Hier werden Methoden und Best Practices für die IT-Sicherheit beschrieben, um Datensätze zu schonen, gemeinsam zu nutzen und zu versenden.

Dateien speichern

Benennen Sie Ihre Unterlagen bewusst und zugänglich. Bauen Sie von Anfang an clevere Naming-Shows auf, um anwendbare Feinheiten wie Datum, Bereich, Name der Unternehmung und Art von Informationen zu integrieren. Bei der unwahrscheinlichen Möglichkeit, dass das numerische Arrangieren hilfreich ist, führen Sie Nullen, damit die Datensätze mit einem einzigen Klick neu angeordnet werden können. Sie sollten Großbuchstaben verwenden, um Wörter zu isolieren (auch als “CamelCase” bezeichnet), da bestimmte Frameworks keine Leerzeichen in Dateinamen erkennen können.

Überprüfen Sie Ihr Ziel. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Standardwerte für die Daten überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie Aufzeichnungen speichern, wo Sie glauben, dass Sie sich befinden. Sie können sicher sagen, dass Sie sie vor Ort oder in die Cloud schicken? Wer nähert sich dem Ersatzgebiet? Erneuern Sie die Sicherheit Ihrer Dokumente kontinuierlich, um Ihre Daten zu schützen. Dies ist eine der Grundlagen für Best Practices für die IT-Sicherheit.

Behalten Sie Ihre Dokumente zusammen. Strukturieren Sie ein Record-Framework, das für Sie und Ihre Kunden instinktiv ist. Wenn Sie in der Übergangszeit vorsichtig sind, werden Sie auch auf lange Sicht Migräne ersparen. Erstellen Sie ein “Readme” -Dokument für die Nachbarschaft, um andere Personen mit Ihren Namen und anderen IT-Sicherheit Assoziationsplänen zu zeigen. Dies ist für gegenwärtige und zukünftige Kunden nützlich, um Ihr Datensatz-Framework sowohl zu schützen als auch zu entschlüsseln.

Dateien freigeben

Verteiltes Computing nutzen. Für den Fall, dass Sie Datensätze konsistent gemeinsam nutzen, ist verteiltes Rechnen grundlegend. Es bietet Flexibilität, Sicherheit und garantiert, dass jeder mit der aktuellsten Variante jedes Dokuments arbeitet. Wählen Sie für eine optimale Sicherheit ein Business-Grade-Arrangement, das zusätzlich eine Versicherung für E-Mails und verschiedene Komponenten Ihres Arbeitsprozesses bietet.

Einverständnisregeln erstellen Beginnen Sie mit dem Festlegen von Standardberechtigungen, die für jede Versammlung, Gruppe oder jedes Büro eine gute Voraussetzung sind. Es ist in Ordnung zu ändern, aber überlegen Sie, welche Zustimmungen grundlegend sind, und halten Sie die Grundsätze so einfach, wie es vernünftigerweise zu erwarten wäre. Zurückkehren zu einzelnen Zugriffsberechtigungen, um gelegentlich etwas beschränken zu können, ist ebenfalls nie mehr erforderlich. Erlauben Sie niemals in jedem Fall einen Administratorzugriff. Bilden Sie stattdessen alternative Wege für Dinge, zu denen Alle Zugang haben.

Informieren Sie Ihre Kunden über Sicherheit. Trainieren Sie jeden mit Hilfe des Frameworks zum Teilen von Dokumenten, um zu verstehen, warum die Zustimmung grundlegend ist. Stellen Sie sicher, dass alle wissen, wie und aus welchem Grund sie die Art und Weise festlegen, in der sie sich befinden, und ob es angebracht ist, Datensätze an einem anderen Ort gemeinsam zu nutzen. Wenn Sie Ressourcen in die Höhepunkte der Sicherheit stecken, sind sie nur dann mächtig, wenn sie von jedem rechtmäßig verwendet werden.

Dateien senden

Verstehen Sie die Grenzen von E-Mails. Hier und da ist die E-Mail für das Versenden von Datensätzen geeignet, es gibt jedoch Einschränkungen. Erstens beschränken die meisten Server die Dokumentgröße auf 20-25 MB. Dies kann für einzelne Inhaltsdatensätze möglich sein, jedoch ist es nicht möglich, Bilder mit überwältigenden Dokumenten oder zunehmend verwirrenden Projekten zu erreichen. Dokumente werden auch nicht zuverlässig aufbewahrt oder gesichert, und Sie sollten niemals davon ausgehen, dass Übertragungen sicher sind.

Wählen Sie ein geschütztes Dokumentaustausch-Framework mit Verschlüsselung aus. Sichere Datenaustausch-Frameworks sind die sicherste Option, um Dokumente zu sichern und sie sicher zu senden. Wieder einmal ist es ideal, ein Business-Grade-Arrangement zu wählen, das Passwörter und Informationen entsprechend kodiert.

Zu den strengen Experten, die zu Ihren Dokumenten gelangen, gehört eine weitere IT-Sicherheit Ebene. Sie sollten davon ausgehen, dass Kunden über solide Passwörter verfügen, um sensible Datensätze zu senden, wiederherzustellen und zu öffnen. Sie können den Zugriff auf die IP-Adresse für zusätzliche Sicherheit ebenso einschränken, wie z. B. Zwei-Faktor-Validierungsframeworks ausführen.

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Wenn Sie bereit sind, diese bewährten IT-Sicherheit anzuwenden und Unterstützung benötigen, melden Sie sich bei uns. Von der IT-Sicherheit-Abteilung bis zum verteilten Computing bieten wir Daten-Innovations-Arrangements, die hinsichtlich Sicherheit strukturiert sind. Unabhängig davon, ob Sie einen anderen Rahmen aufbauen oder einen erfahrenen Rahmen ändern, wir sind bereit, Ihnen zu helfen. Erreichen Sie uns, um herauszufinden, wie unsere kompetenten Berater die Einrichtung schaffen werden, die Sie benötigen, um Ihre Ziele zu erreichen.