Unwettervorbereitung und Tipps

Was ist die beste Unwettervorbereitung?

Es gibt nichts Schlimmeres für ein Unternehmen und seine Kunden, als wegen schlechtem Wetter schließen zu müssen. Und da es in letzter Zeit vermehrt zu Gewittern kommt, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass Ihr Business Continuity Plan auf alles vorbereitet ist, was Mutter Natur sucht, um Ihnen den Weg zu weisen. Indem Sie Unwettervorbereitungen treffen und mit Ihren Mitarbeitern und Kunden vor und während eines Sturms kommunizieren, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen es durch Regen, Schnee oder Gewitter schafft.

Während das Wetter je nach Wohnort stark variiert, ist kein Ort gegen ungünstige Bedingungen immun. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis Ihre lokale Wetterfrau im Fernsehen auftaucht und Sie davor warnt, sich auf einen weiteren “Sturm des Jahrhunderts” einzustellen.

Allerdings sollten Sie sich nicht nur auf Ihre persönlichen Angelegenheiten konzentrieren, sondern auch sicherstellen, dass Ihr Unternehmen bereit ist. Auch wenn sich die Prognose als nicht zutreffend erweist, ist es immer besser, sicher zu sein als zu bedauern. Damit dies geschehen kann, müssen Sie vor und während eines Sturms in ständigem Kontakt mit Ihren Mitarbeitern und Kunden bleiben, um sicherzustellen, dass diese wissen, was sie erwartet. Dies wird dazu beitragen, Unterbrechungen zu begrenzen und sicherzustellen, dass Kunden die Erwartungen, die sie an Ihr Unternehmen haben, anpassen können. So können Sie sich mit Hilfe der Kommunikationstechnik auf mögliche wetterbedingte Betriebsunterbrechungen vorbereiten.

Mitarbeiter

Das Tolle an den technologischen Fortschritten der letzten Jahre ist, dass sie es vielen Mitarbeitern ermöglichen, von zu Hause aus zu arbeiten oder von überall dort, wo ein Internetanschluss vorhanden ist. Sie müssen jedoch bereit sein, dies zu tun. Das bedeutet, dass Sie die Mitarbeiter wissen lassen sollten, dass es eine Chance gibt, dass sie drei oder vier Tage vor einem Sturm von zu Hause aus arbeiten. Lassen Sie während dieser Zeit Ihre IT-Abteilung oder Ihren Provider mit diesen Mitarbeitern Rücksprache halten, um sicherzustellen, dass sie die Möglichkeit haben, von zu Hause aus zu arbeiten, auch wenn es sich um eine begrenzte Kapazität handelt.

Benennen Sie während dieser Zeit bestimmte Mitarbeiter als Flex-Mitarbeiter, wenn Sie nicht feststellen können, wie schlecht das Wetter am nächsten Tag sein wird. Das bedeutet, dass sie morgens das Wetter überprüfen und hereinkommen, wenn es sicher ist. Sie sind auch dafür verantwortlich, andere Mitarbeiter darüber zu informieren, ob sie ins Büro kommen müssen oder nicht.

Stellen Sie schließlich sicher, dass es eine aktualisierte Tabelle oder Datei mit allen Kontaktdaten Ihrer Mitarbeiter gibt und dass diese für diejenigen verfügbar ist, die sie benötigen. Es ist wichtig, dass jede Person in Ihrem Unternehmen über mehrere Kanäle erreichbar ist, denn man weiß nie, welche Dienste im Sturm ausfallen können. Solch eine Unwettervorbereitung bereit zu haben, bevor etwas passiert, wird eine effizientere Kommunikation bei schlechtem Wetter ermöglichen.

Kunden

Ihre Kunden sind auf Sie angewiesen, und es ist absolut wichtig, dass Sie sie darüber informieren, wie sich die Wetterlage auf Ihr Unternehmen auswirkt. Eine der einfachsten Möglichkeiten, dies zu tun, ist über Social Media. In den Tagen vor dem Sturm lassen Sie Ihre Anhänger wissen, dass Sie die Situation im Auge behalten, und geben Sie Kontaktinformationen für jemanden in Ihrem Unternehmen, der ihnen bei Bedarf zusätzliche Informationen geben kann.

Wenn Ihr Unternehmen aufgrund von schlechtem Wetter schließen muss, ist es ratsam, es so früh wie möglich zu melden. Im Idealfall geschieht dies in der Nacht zuvor oder spätestens am frühen Morgen der Schließung. Sie möchten nicht, dass Kunden, die in drei Fuß Schnee wandern, zu Ihrem Geschäft oder Büro gelangen, nur um herauszufinden, dass es geschlossen ist.

Stellen Sie sicher, dass Sie sofort mit den Kunden in Kontakt treten, um sie über Verzögerungen bei der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen aufgrund der Schließung des Büros zu informieren, und geben Sie ihnen eine Schätzung, wann Ihr Unternehmen wieder voll funktionsfähig sein wird. Nur weil du nicht für das Wetter verantwortlich bist, bedeutet das nicht, dass du aufhören kannst, dich völlig verantwortlich zu verhalten. Wenn Sie dem Spiel voraus sind, werden Sie Ihren Kunden beweisen, dass Ihr Unternehmen organisiert und auf alles vorbereitet ist.

Natürlich ist die Kommunikation nur ein Teil eines umfassenden Business Continuity Plans. Kontaktieren Sie noch heute unsere Experten im Support Center 24 und erfahren Sie, wie wir Ihr Unternehmen mit Tipps zu einer Unwettervorbereitung.